Polityka whistleblowingowa: kim są sygnaliści i dlaczego musisz ich chronić?

Sygnaliści to nie wróg organizacji, ale jej sojusznik.

W dobie coraz większego nacisku na przejrzystość, etykę i odpowiedzialność organizacyjną, temat sygnalistów (ang. whistleblowers) stał się jednym z kluczowych obszarów compliance. Choć dla wielu firm nadal pozostaje kontrowersyjny, jego znaczenie rośnie z roku na rok, a legislacja wymusza konkretne działania.

Czym jest polityka whistleblowingowa? Kim są sygnaliści? I dlaczego nie możesz sobie pozwolić na ich lekceważenie? O tym w poniższym artykule.

Kim są sygnaliści?

Sygnalista to osoba związana z organizacją, która decyduje się zgłosić nieprawidłowości, nadużycia lub zagrożenia zauważone w jej funkcjonowaniu. Może to być pracownik, współpracownik, dostawca lub kandydat do pracy. Zgłoszenia te obejmują zarówno naruszenia prawa, takie jak korupcja czy przestępstwa gospodarcze, jak i kwestie etyczne: mobbing, dyskryminację czy zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników. Równie często dotyczą one nieprawidłowości w zakresie prowadzenia dokumentacji finansowej i księgowej.

Odpowiedzią na potrzebę systemowego podejścia do ochrony sygnalistów była przyjęta w 2019 roku Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937*, która zobowiązuje wszystkie podmioty zatrudniające powyżej 50 pracowników do wdrożenia bezpiecznych i poufnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Każda organizacja musi również wyznaczyć osobę lub dział odpowiedzialny za obsługę takich zgłoszeń, opracować procedury ich analizowania i raportowania, a także zagwarantować sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi. Polska ustawa implementująca te przepisy wprowadza sankcje za brak wdrożenia procedur od kar grzywny do nawet pozbawienia wolności.

Dlaczego organizacja potrzebuje polityki whistleblowingowej?

Skuteczna polityka whistleblowingowa jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również strategicznym narzędziem zarządzania ryzykiem. Przede wszystkim umożliwia ona wczesne wykrywanie zagrożeń. Sygnaliści, będący „oczami i uszami” organizacji, pozwalają na wykrycie nieprawidłowości zanim staną się one przedmiotem działań instytucji zewnętrznych czy tematami medialnymi. Ponadto, obecność procedur zgłoszeniowych buduje kulturę organizacyjną opartą na przejrzystości i etyce, wzmacniając zaufanie wśród pracowników i interesariuszy.

Z punktu widzenia zarządu istotne jest także to, że wdrożenie skutecznego systemu whistleblowingowego może stanowić element ochrony przed odpowiedzialnością prawną – zarówno cywilną, jak i karną. Dodatkowo, organizacje posiadające transparentne procedury zgłaszania nieprawidłowości cieszą się większym zaufaniem partnerów biznesowych, inwestorów oraz opinii publicznej**.

Jak wdrożyć skuteczną politykę whistleblowingową?

Wdrożenie polityki whistleblowingowej wymaga przemyślanego podejścia. Na początku należy opracować jasną i zgodną z przepisami procedurę wewnętrzną, która będzie regulować m.in. zakres zgłoszeń, sposób ich dokonywania, terminy reakcji oraz zasady zapewniania anonimowości i poufności. Kolejnym krokiem jest wybór kanałów komunikacji – mogą to być systemy informatyczne (np. platforma Celius), skrzynki zaufania, adresy e-mail, a także linie telefoniczne. Warto również umożliwić składanie zgłoszeń do instytucji zewnętrznych, takich jak RPO czy UODO.

Kluczowe znaczenie ma także powołanie niezależnego opiekuna kanału zgłoszeniowego, który będzie odpowiedzialny za analizę sygnałów. Powinien to być pracownik przeszkolony z zakresu compliance i etyki, cieszący się zaufaniem, posiadający kompetencje i niezależność działania.

Działania te muszą być uzupełnione przez odpowiednią komunikację i edukację - pracownicy powinni zostać poinformowani o możliwości zgłaszania nieprawidłowości i zasadach działania systemu. Niezbędne są także szkolenia dla kadry zarządzającej i HR, na przykład w ramach kursu CSWS (Certyfikowany Specjalista ds. Whistleblowingu)*** oferowanego przez Celius.

Ostatnim elementem skutecznego systemu jest wdrożenie procedur reakcji i raportowania. Każde zgłoszenie musi zostać przeanalizowane, a kontakt z sygnalistą utrzymany. Organizacja powinna przygotowywać raporty dla zarządu i w razie potrzeby - dla instytucji zewnętrznych.

Najczęstsze błędy organizacji

Wielu błędów można uniknąć już na etapie planowania. Najczęstsze potknięcia to traktowanie sygnalistów jako zagrożenia, brak mechanizmów anonimizacji danych, niedostosowanie procedur do wielkości i specyfiki firmy oraz ignorowanie zgłoszeń, które trafiają do tzw. „martwego kanału”.

Jak przygotować się do nowych przepisów?

Aby dobrze przygotować się do obowiązujących i nadchodzących przepisów, organizacja powinna rozpocząć od audytu zgodności z wymogami unijnymi, wyboru odpowiednich narzędzi obsługi zgłoszeń, przeszkolenia odpowiedzialnych osób oraz przygotowania komunikacji wewnętrznej. Tylko wtedy możliwe będzie stworzenie środowiska, w którym sygnalista nie będzie traktowany jako problem - lecz jako fundament odpowiedzialnego zarządzania.

Wróg czy sojusznik?

Sygnaliści to nie wróg organizacji, ale jej sojusznik. Dobrze zaprojektowana polityka whistleblowingowa to tarcza ochronna przed kryzysami, sankcjami i stratami finansowymi.

Czy Twoja organizacja ma bezpieczny kanał zgłoszeniowy i wie, jak chronić tych, którzy decydują się mówić prawdę? Sprawdź ofertę naszych szkoleń!

Sprawdź.

Przypisy:

*Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

**Transparency International. Protecting Whistleblowers: A Key to Fighting Corruption

***Celius - materiały szkoleniowe z kursu CSWS (Certyfikowany Specjalista ds. Whistleblowingu i Sygnalistów)