Compliance? Fakty i mity. Czy moja organizacja go potrzebuje?

Compliance to nie tylko wymóg prawny, lecz realne wsparcie dla rozwoju organizacji.

W ostatnich latach compliance stało się jednym z kluczowych tematów w zarządzaniu organizacjami. Choć pojęcie to coraz częściej pojawia się w przestrzeni publicznej i biznesowej, nadal otoczone jest licznymi mitami i nieporozumieniami. Dla wielu firm compliance to wciąż nowość, a pytanie "czy naprawdę go potrzebujemy?" pozostaje otwarte.

W tym artykule obalamy najczęstsze mity dotyczące compliance, wskazujemy faktyczne korzyści z jego wdrożenia oraz przedstawiamy sytuacje, w których system compliance może uratować reputację, finanse i funkcjonowanie organizacji.

Czym jest compliance?

Pojęcie "compliance" pochodzi z języka angielskiego i oznacza "działanie zgodnie z przepisami". W praktyce compliance to zestaw działań mających na celu zapewnienie, że organizacja przestrzega obowiązującego prawa, regulacji branżowych, wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych.

Według raportu Deloitte "The Future of Compliance" (2023)*, organizacje posiadające dojrzałe systemy compliance są o 45% mniej narażone na sankcje regulacyjne i o 37% częściej zyskują przewagę konkurencyjną.

Fakty i mity na temat compliance

MIT 1: Compliance to biurokracja, która spowalnia firmę

FAKT: Wdrożenie systemu compliance może z pozoru wydawać się obciążeniem organizacyjnym. W rzeczywistości, dobrze zaprojektowane procedury przyspieszają podejmowanie decyzji, zmniejszają ryzyko błędów i ograniczają konieczność kosztownych napraw.

Przykład: Wdrożenie polityki compliance skraca czas zatwierdzania umów z dzięki standaryzacji dokumentów i digitalizacji obiegu informacji w organizacji.

MIT 2: Compliance jest tylko dla wielkich korporacji

FAKT: Obowiązki wynikające z compliance dotyczą firm każdego rozmiaru. Nawet mikroprzedsiębiorstwa muszą przestrzegać przepisów RODO, przepisów pracy, ochrony sygnalistów czy ustawy AML. Brak odpowiednich procedur może skutkować dotkliwymi sankcjami niezależnie od wielkości firmy.

MIT 3: Compliance to odpowiedzialność działu prawnego

FAKT: Choć dział prawny odgrywa ważną rolę w procesie wdrażania compliance, to działania zgodnościowe obejmują całą organizację: dział HR (np. przeciwdziałanie mobbingowi), IT (ochrona danych), finanse (AML) oraz zarząd (kultura etyczna). System compliance to narzędzie wspierające zarządzanie strategiczne.

MIT 4: Compliance nie przynosi zysków

FAKT: Compliance to inwestycja, która się opłaca. Zgodnie z badaniem NAVEX Global (2022)**, firmy z aktywnymi programami etyki i zgodności osiągają o 12% wyższy wskaźnik satysfakcji pracowników oraz o 8% większą stabilność kontraktów B2B.

Jakie organizacje najbardziej potrzebują compliance?

System compliance jest szczególnie istotny dla organizacji działających w sektorach silnie regulowanych, takich jak finanse, ochrona zdrowia, edukacja czy logistyka. W tych branżach obowiązują liczne i rygorystyczne przepisy, a ich naruszenie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz utratą reputacji.

Równie dużą potrzebę wdrożenia systemu zgodności mają instytucje publiczne i jednostki samorządu terytorialnego, które regularnie podlegają kontrolom ze strony takich organów jak NIK, CBA czy RIO. Transparentność i zgodność działań z przepisami to dla nich nie tylko wymóg, ale także element budowania zaufania społecznego.

Compliance jest też nieodzowny dla firm planujących ekspansję zagraniczną, zwłaszcza na rynki Unii Europejskiej, gdzie zgodność z lokalnymi i unijnymi regulacjami jest warunkiem koniecznym do prowadzenia działalności. Wreszcie, przedsiębiorstwa przechodzące dynamiczny wzrost, zwłaszcza w zakresie zatrudnienia, muszą szczególnie dbać o wdrożenie jasnych procedur - większa liczba pracowników to większe ryzyko nieświadomych naruszeń, konfliktów czy nieetycznych działań.

Co daje Twojej firmie wdrożenie systemu compliance?

Wdrożenie systemu compliance przynosi firmie szereg istotnych korzyści, które wpływają zarówno na jej funkcjonowanie wewnętrzne, jak i postrzeganie na zewnątrz. Przede wszystkim zapewnia ochronę prawną zarządowi, potwierdzając, że działania organizacji podejmowane są z należytą starannością i w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Taki system buduje również zaufanie wśród partnerów biznesowych oraz inwestorów, którzy widzą w firmie rzetelnego i odpowiedzialnego partnera.

Compliance sprzyja też poprawie kultury organizacyjnej - pracownicy działają w jasno określonych ramach, co podnosi morale i wzmacnia poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy. Firma staje się bardziej przejrzysta, a jej procesy wewnętrzne - lepiej zorganizowane i łatwiejsze do monitorowania. Co równie istotne, dobrze wdrożony system compliance przygotowuje organizację na różnego rodzaju kontrole, audyty czy nawet postępowania sądowe, minimalizując ryzyko sankcji oraz wizerunkowych strat.

Jak zacząć?

Początek wdrażania systemu compliance w organizacji powinien opierać się na solidnych fundamentach edukacyjnych i analitycznych. Kluczowym krokiem jest przeszkolenie kadry zarządzającej oraz działów odpowiedzialnych za zasoby ludzkie i kwestie prawne - warto w tym celu rozważyć udział w specjalistycznych programach, takich jak Certyfikowany Compliance Officer (CCO)*** oferowany przez Celius. Wiedza zdobyta w trakcie takiego szkolenia umożliwia skuteczne wdrożenie i zarządzanie systemem compliance wewnątrz firmy.

Kolejnym etapem jest przeprowadzenie audytu wstępnego, który pozwala zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka i ocenić stopień zgodności dotychczasowych działań z obowiązującymi regulacjami. Na tej podstawie można rozpocząć tworzenie niezbędnych polityk i procedur - zgodnych z normą ISO 37301****, przepisami RODO oraz odpowiednimi ustawami krajowymi. Celius wspiera ten proces, oferując wiedzę ekspercką i gotowe rozwiązania.

Równolegle należy zadbać o budowę kultury zgodności w organizacji. To nie tylko dokumenty i systemy, ale przede wszystkim sposób działania - oparty na etyce, transparentności i odpowiedzialności. Skuteczna komunikacja wewnętrzna, cykliczne szkolenia oraz wdrożenie mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) są nieodzownymi elementami tego procesu.

A więc compliance!

Compliance to nie tylko wymóg prawny, lecz realne wsparcie dla rozwoju organizacji. Odpowiednio zaprojektowany system zgodności może być przewagą konkurencyjną, tarczą przed kryzysem i podstawą zaufania.

Czy Twoja organizacja może sobie pozwolić na brak compliance? Skontaktuj się z nami, z chęcią odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Kontakt.

Przypisy:

*Deloitte (2023). The Future of Compliance: Beyond the Tick Box.

**NAVEX Global (2022). 2022 Risk & Compliance Benchmark Report.

***Materiały szkoleniowe Celius -  Certyfikowany Compliance Officer (CCO)

****ISO 37301:2021 - Compliance Management Systems - Requirements with Guidance for Use