Kiedy budynek przestaje być opcją.

Jak w kilka godzin postawić sprawne centrum dowodzenia i punkt przyjęcia ewakuowanych?

Plany zarządzania kryzysowego mają jedno wspólne, rzadko nazywane wprost założenie. Sztab zbierze się tam, gdzie zwykle. W sali konferencyjnej na drugim piętrze, w wydzielonym pomieszczeniu centrum zarządzania kryzysowego, w budynku administracji. Jest tam stół, rzutnik, telefony, lista kontaktów na ścianie, kawa, herbata i czajnik. Całe przygotowanie organizacji opiera się na cichym przekonaniu, że to miejsce będzie dostępne wtedy, kiedy będzie potrzebne. W praktyce zdarzenia, które faktycznie wymagają uruchomienia sztabu, bardzo często odbierają organizacji właśnie to miejsce. Pożar hali produkcyjnej odcina dostęp do części zakładu, w której mieści się biuro zarządu. Rozległa awaria zasilania unieruchamia windy, serwerownię i system kontroli dostępu w tym samym budynku, w którym miał pracować sztab. Skażenie chemiczne po wypadku drogowym wyznacza strefę wykluczenia obejmującą urząd. Podtopienie odcina drogę dojazdową. Zagrożenie terrorystyczne zamyka obiekt na kilkanaście godzin.

Wniosek jest niewygodny, ale prosty. Stałe centrum zarządzania kryzysowego i miejsce zdarzenia bardzo często dzielą tę samą infrastrukturę, tę samą sieć energetyczną i tę samą strefę ryzyka. Organizacja, która ma tylko jedno miejsce dowodzenia, ma pojedynczy punkt awarii w samym środku systemu bezpieczeństwa.

Co rozpada się w pierwszej godzinie?

Kiedy budynek przestaje być opcją, nie znika sprzęt. Znika ciągłość procesu decyzyjnego.

Sztab traci wspólny obraz sytuacji. Członkowie zespołu rozjeżdżają się po okolicznych obiektach, część pracuje z samochodów, część z domu, część zostaje na miejscu zdarzenia. Informacja przestaje krążyć w jednym obiegu, a zaczyna wędrować równoległymi kanałami. Ktoś dzwoni, ktoś pisze na komunikatorze, ktoś przekazuje ustnie. Po dwóch godzinach nikt nie potrafi odtworzyć, kto podjął którą decyzję i na podstawie jakich danych. Równolegle rozpada się łączność. Sieć komórkowa w rejonie zdarzenia jest przeciążona przez mieszkańców, media i służby. Telefony rozładowują się szybciej, niż ktokolwiek zakładał, bo urządzenia szukają zasięgu. Jeżeli organizacja opierała łączność wyłącznie na infrastrukturze publicznej i zasilaniu z gniazdka, traci ją dokładnie wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna.

Trzeci element to ludzie z zewnątrz. Ewakuowani pracownicy, mieszkańcy, klienci, pacjenci. Gromadzą się w miejscu, którego nikt nie wyznaczył, bez rejestracji, bez informacji, bez dachu nad głową. Bardzo szybko stają się drugim, niezależnym problemem operacyjnym, który konsumuje uwagę sztabu zajętego pierwszym.

Cztery zasoby, których brakuje najszybciej.

Doświadczenie z ćwiczeń i realnych zdarzeń wskazuje ten sam zestaw braków, niezależnie od skali. Zasilanie. Bez niego nie działa nic pozostałego. Potrzebne jest źródło niezależne od sieci, z zapasem paliwa liczonym w dobach, a nie w godzinach, oraz z możliwością ładowania kilkudziesięciu urządzeń jednocześnie. Łączność. Sztab potrzebuje przynajmniej dwóch niezależnych dróg wymiany informacji, w tym co najmniej jednej niezależnej od lokalnej infrastruktury naziemnej. Kluczowa jest nie tyle przepustowość, ile odporność. Przestrzeń pracy sztabu. Miejsce, w którym można rozłożyć mapy, wyświetlić obraz sytuacyjny, prowadzić odprawy i rozmawiać bez świadków. Praca z maski samochodu wygląda dobrze na zdjęciach i źle w protokołach. Warunki bytowe. Zdarzenie trwające dłużej niż jedną zmianę wymaga miejsca na odpoczynek, ogrzewania, sanitariatów i ciepłego posiłku. Zmęczony sztab podejmuje gorsze decyzje, a wyziębiony ewakuowany staje się pacjentem.

Skala odpowiedzi - przyczepa czy miasteczko?

Rozwiązania mobilne różnią się nie jakością, lecz przeznaczeniem. Dobór powinien wynikać ze scenariusza, a nie z budżetu. Mobilne centrum dowodzenia w formie przyczepy terenowej sprawdza się tam, gdzie problemem jest kierowanie działaniami, a nie zakwaterowanie ludzi. Rozstawienie zajmuje kilkadziesiąt minut, zespół liczy od kilku do kilkunastu osób, a całość można przemieścić w bezpośrednie sąsiedztwo zdarzenia i przenieść ponownie, gdy sytuacja się zmieni. To narzędzie dla awarii infrastruktury, akcji trwającej kilkanaście godzin, zabezpieczenia imprezy masowej lub ćwiczeń w terenie. Miasteczko kontenerowe to odpowiedź na zdarzenie, które "wypycha" ludzi z ich miejsc na dłużej. Kilkadziesiąt lub kilkaset osób, doba i więcej, potrzeba rozdzielenia funkcji administracyjnych, medycznych, socjalnych i noclegowych. Rozstawienie wymaga większego zaplecza logistycznego i przygotowanego terenu, ale daje strukturę, która wytrzymuje tygodnie. Wybór między jednym a drugim najlepiej wykonać przed zdarzeniem, w formie prostej analizy scenariuszy. Ile osób realnie może stracić dostęp do swojego miejsca pracy lub zamieszkania. Na jak długo. Jaki teren jest dostępny i utwardzony. Kto podpisze decyzję o rozstawieniu i o której godzinie w nocy jest osiągalny.

Punkt przyjęcia ewakuowanych nie jest poczekalnią.

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu miejsca zbiórki jako przestrzeni, w której ludzie mają po prostu przeczekać. Punkt przyjęcia jest elementem systemu informacyjnego i powinien być zaprojektowany funkcjonalnie. Potrzebna jest rejestracja, bo bez listy obecnych nikt nie odpowie na pytanie, czy ktoś został w środku. Potrzebne jest wydzielone miejsce dla osób wymagających pomocy medycznej i osobne dla rodzin poszukujących bliskich, bo te dwie grupy nie powinny się mieszać. Potrzebny jest jeden punkt informacyjny z komunikatem aktualizowanym w stałych odstępach, bo brak informacji zawsze zostanie zastąpiony plotką. Potrzebna jest wyznaczona strefa dla mediów, ustawiona świadomie, poza obszarem, w którym pracują służby i przebywają poszkodowani. Każdy z tych elementów da się rozstawić w kilkadziesiąt minut, jeżeli został wcześniej opisany i przećwiczony. Improwizowany, zajmuje pół dnia i generuje własne incydenty.

Pierwsze siedemdziesiąt dwie godziny.

Praktyczny podział czasu, który warto mieć zapisany w procedurze? Pierwsze trzy godziny. Decyzja o relokacji sztabu, wybór i zabezpieczenie terenu, rozstawienie modułu dowodzenia, uruchomienie zasilania i łączności, przekazanie wszystkim uczestnikom jednej informacji o nowej lokalizacji. Od trzeciej do dwunastej godziny. Uruchomienie rejestracji ewakuowanych, ustalenie rytmu odpraw i raportowania, wyznaczenie zmian, pierwszy komunikat zewnętrzny, kontakt z podmiotami współdziałającymi. Od dwunastej do siedemdziesiątej drugiej godziny. Rozbudowa zaplecza bytowego, jeżeli zdarzenie się przedłuża, rotacja ludzi, kontrola stanu paliwa i zapasów, przygotowanie dokumentacji zdarzenia i planu powrotu do lokalizacji stałej. Osobno warto zapisać rzecz, o której zwykle nikt nie myśli. Kto podejmuje decyzję o zwinięciu struktury i na podstawie jakich kryteriów. Zbyt wczesne wygaszenie punktu przyjęcia potrafi wywołać drugi kryzys, tym razem komunikacyjny.

Sprzęt bez procedury to tylko kontener.

Mobilne centrum dowodzenia nie skraca czasu reakcji samo z siebie. Skraca go wtedy, gdy w organizacji istnieje przypisana odpowiedzialność za jego uruchomienie, znany jest teren rozstawienia, a ludzie ćwiczyli pracę w tym układzie wcześniej niż w dniu zdarzenia. Zespół, który pierwszy raz otwiera drzwi przyczepy w trakcie realnej akcji, traci pierwszą godzinę na czynności techniczne zamiast na decyzje. Dlatego rozwiązania mobilne powinny być wdrażane razem z trzema pozostałymi elementami. Procedurą, która opisuje warunki i tryb uruchomienia. Narzędziem cyfrowym, które utrzymuje jeden obieg informacji niezależnie od tego, gdzie fizycznie pracuje sztab. Oraz ćwiczeniami, w których scenariusz zakłada utratę budynku, a nie tylko wystąpienie zagrożenia.

Co dalej?

Odporność organizacji mierzy się nie tym, jak wygląda jej centrum zarządzania kryzysowego w dniu przeglądu, ale tym jak szybko potrafi je odtworzyć w innym miejscu, w gorszych warunkach i przy niepełnej obsadzie. CELiUS dostarcza mobilne centra zarządzania kryzysowego ARCA w wariancie przyczepy terenowej, platform samochodowych i miasteczka kontenerowego, projektuje procedury ich uruchomienia oraz prowadzi ćwiczenia sztabowe w scenariuszach zakładających utratę stałej lokalizacji. Jeżeli chcesz sprawdzić, gdzie zbierze się Twój sztab, kiedy budynek przestanie być opcją, zapraszamy do kontaktu z naszym Zespołem.