Bezpieczeństwo w biznesie: co musisz wiedzieć, aby przygotować swoją organizację na kryzys?

Bezpieczeństwo organizacyjne to nie tylko system alarmowy czy strażnik przy wejściu.

W świecie biznesu, gdzie zmienność, niepewność i zagrożenia stanowią codzienność, temat bezpieczeństwa organizacyjnego nabiera szczególnego znaczenia. Kryzysy przychodzą niespodziewanie: cyberatak, pożar, dezinformacja, oskarżenie o mobbing czy nagła zmiana przepisów. Kluczowe pytanie nie brzmi "czy kryzys nastąpi", lecz "czy jesteśmy na niego gotowi"?

Ten artykuł pokazuje, jak podejść strategicznie do kwestii bezpieczeństwa w organizacji, jakie ryzyka warto uwzględnić oraz jakie narzędzia i procedury wdrożyć, by zminimalizować straty.

Trzy wymiary ryzyka: prawne, finansowe i wizerunkowe

Ryzyko prawne to jeden z najpoważniejszych aspektów zagrożeń dla współczesnych organizacji. W praktyce obejmuje ono brak dostosowania do aktualnych przepisów prawa, takich jak RODO, AML czy nadchodząca dyrektywa o ochronie sygnalistów. Często występują także nieprawidłowości w dokumentacji - błędnie przygotowane umowy, brak wymaganych zgód czy niewłaściwe prowadzenie rejestrów. Kolejnym zagrożeniem jest brak odpowiednich polityk wewnętrznych, takich jak polityki antymobbingowe, etyczne czy regulacje dotyczące ochrony danych. W efekcie tych zaniedbań organizacja może narazić się na sankcje związane z nieprzestrzeganiem obowiązków informacyjnych i raportowych.

Z kolei ryzyko finansowe wiąże się ze stratami wynikającymi z defraudacji, nadużyć i ogólnej nieefektywności procesów wewnętrznych. Firmy, które nie posiadają adekwatnych procedur kontrolnych, często muszą mierzyć się z dotkliwymi karami administracyjnymi, na przykład za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Do tego dochodzi ryzyko utraty kontraktów, konieczność wypłaty odszkodowań dla kontrahentów czy pracowników oraz ogromne koszty obsługi sytuacji kryzysowych, obejmujące pomoc prawną, działania PR czy odtworzenie systemów informatycznych.

Trzecim, często niedocenianym obszarem, jest ryzyko wizerunkowe. Może ono przybrać formę kryzysu medialnego, kiedy to organizacja staje się obiektem negatywnych publikacji prasowych, fali krytyki w mediach społecznościowych czy celowych działań dezinformacyjnych. Skutkiem takich zdarzeń jest utrata zaufania ze strony klientów, inwestorów i partnerów biznesowych. Niejednokrotnie prowadzi to do odejścia kluczowych pracowników, co potęguje chaos i destabilizuje wewnętrzne struktury. Nie bez znaczenia są również poważne wypadki w miejscach pracy, które nie tylko pogarszają morale zespołu, ale mogą także prowadzić do odpowiedzialności karnej zarządu.

Kultura bezpieczeństwa = przewaga konkurencyjna

Współczesne organizacje coraz częściej dostrzegają, że traktowanie bezpieczeństwa w sposób strategiczny może stać się źródłem realnej przewagi konkurencyjnej. Jak pokazuje badanie PwC z 2023 roku*, firmy posiadające wdrożone plany ciągłości działania potrafią wrócić do pełnej operacyjności po kryzysie średnio w ciągu trzech tygodni, podczas gdy te bez przygotowanych procedur potrzebują na to ponad dwa razy więcej czasu.

Kluczem do skutecznej ochrony organizacji przed zagrożeniami jest wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem, na przykład w oparciu o normę ISO 22301. Taki system umożliwia nie tylko identyfikację i ocenę zagrożeń, ale także projektowanie odpowiednich scenariuszy awaryjnych i kryzysowych. Równie istotna jest możliwość sprawnego komunikowania się z pracownikami i interesariuszami zewnętrznymi, co w czasie kryzysu ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia szkód. Dzięki temu możliwe staje się realne zminimalizowanie strat zarówno finansowych, jak i wizerunkowych, a także utrzymanie ciągłości funkcjonowania organizacji nawet w warunkach silnego stresu operacyjnego.

Praktyczne kroki do budowy odpornej organizacji

Budowanie odporności organizacyjnej to proces, który należy zacząć od rzetelnej diagnozy stanu obecnego. W pierwszym etapie należy przeprowadzić audyt istniejących procesów i systemów, zarówno informatycznych jak i fizycznych zabezpieczeń. Kluczowe jest również dokonanie przeglądu obowiązujących dokumentów, procedur oraz polityk wewnętrznych. Dopiero po zidentyfikowaniu wszystkich potencjalnych luk i ryzyk możliwe jest zaplanowanie dalszych działań.

W kolejnym kroku należy skoncentrować się na opracowaniu i wdrożeniu odpowiednich procedur oraz polityk bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to przygotowanie szczegółowych instrukcji reagowania na incydenty, stworzenie planów ewakuacyjnych i awaryjnych oraz zaprojektowanie strategii komunikacyjnych. Istotne jest również zabezpieczenie danych oraz zasobów firmy - zarówno tych cyfrowych, jak i fizycznych, w tym ludzkich. Istotna pozostaje również waga planów ewakuacyjnych zasobów organizacji - jej plan oraz ćwiczenia nad jej egzekucją.

Trzecim etapem jest szkolenie wszystkich szczebli organizacji - od zarządu po pracowników operacyjnych. Skuteczne wdrożenie bezpieczeństwa wymaga nie tylko wiedzy, ale i ćwiczeń praktycznych. Szkolenia, takie jak program Certyfikowanego Oficera Bezpieczeństwa Biznesowego (COBB***), warsztaty z komunikacji kryzysowej oraz symulacje incydentów to narzędzia, które realnie przygotowują ludzi na działanie pod presją.

Ostatnim filarem budowy odporności jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi wspierających procesy zarządzania kryzysowego. Wśród nich znajduje się m.in. system Celius, który umożliwia błyskawiczną reakcję na zagrożenie poprzez automatyczne alerty, gotowe checklisty i procedury uruchamiane jednym kliknięciem. Dodatkowo, organizacje mogą korzystać z mobilnych centrów dowodzenia - takich jak kontener mobilny Celius - które zapewniają niezależność operacyjną nawet w warunkach poważnego zakłócenia.

Kultura bezpieczeństwa = inwestycja, nie koszt

Wiele organizacji nadal traktuje temat bezpieczeństwa jako wydatek. Tymczasem jest to jeden z najbardziej efektywnych kosztowo obszarów inwestycyjnych:

• 1 zł zainwestowany w prewencję pozwala zaoszczędzić 7-10 zł podczas kryzysu (raport McKinsey 2022**)

• Budowanie kultury bezpieczeństwa przekłada się na lojalność klientów i stabilność zatrudnienia

Bezpiecznie z Celius!

Bezpieczeństwo organizacyjne to nie tylko system alarmowy czy strażnik przy wejściu. To kompleksowy system zarządzania ryzykiem, procedurami i ludźmi. Dobrze przygotowana organizacja to taka, która nie tylko przetrwa kryzys, ale wyjdzie z niego silniejsza.

Czy Twoja organizacja jest gotowa na najgorszy scenariusz? Skontaktuj się z nami, przygotujemy Twoją organizację!

Kontakt.

Przypisy:

*PwC (2023). Global Crisis and Resilience Survey 2023.

**McKinsey & Company (2022). Crisis preparedness: The cost-benefit of prevention.

***Materiały szkoleniowe Celius - Certyfikowany Oficer Bezpieczeństwa Biznesowego